Arrangøren indsamler personlige oplysninger ved tilmelding til HCA Marathons events og arrangementer. Personoplysninger opbevarer af arrangøren og videregives eller sælges ikke til tredjepart i andre tilfælde end hvad der nævnes nedenfor eller i forbindelse med anonymiseret statistik.
Deltagerne skal ved tilmelding give nedenstående personoplysninger:
Navn, fødselsår, køn, klub/firma, land og distance vil fremgå på deltager- og resultatlister. På startnummeret fremgår deltagerens startnummer og fornavn. Startnumre, deltager- og resultatlister er offentlig tilgængelige. Det er muligt at få sit navn og oplysninger anonymiseret i fald man ønsker det.
E-mail og mobilnummer anvendes til at sende nødvendig løbsinformation til deltagere, og deltageren har ikke mulighed at afmelde sig informationsmails, da de er nødvendige for at sikre, at eventet kan afvikles problemfrit. E-mail og mobiltelefonnummer deles ikke med andre.
For mere information om, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer persondata, henviser vi til vores privatlivspolitik nedenfor.
Tilmelding til HCA Marathons events og arrangementer sker via. de enkelte events på www.hcamarathon.dk. Alle tilmeldinger foretages på og håndteres af www.sportstiming.dk.
Deltagere under 18 år skal have forældresamtykke for at deltage.
Blinde og fysisk udfordrede personer kan deltage på lige fod med andre løbere og gerne med en ledsager, hvis man har brug for det. Det er dog ikke tilladt at have en ledsager på cykel eller en servicehund med i feltet. Kan der fremvises et ledsagerkort, kan ledsageren deltage gratis i det aktuelle arrangement. Ønsker ledsageren at modtage medalje og evt. andre ting inkluderet i tilmeldingen, skal ledsageren tilmeldes på lige fod, som andre deltagere.
På distancer med en aldersbegrænsning, kan der søges dispensation for deltagelse ved yngre personer. Ønskes dispensation skal der tages kontakt til HCA Marathon kontoret.
Et startnummer er personligt. Af sikkerhedsmæssige årsager skal startnummeret være registreret med deltagerens oplysninger, så arrangøren ved, hvem der til en hver tid befinder sig på ruten. Det er derfor ikke tilladt at give sit startnummer videre til en anden løber uden at lave en officiel overdragelse (Videresalg og overdragelse af startnummer), så startnummeret opdateres med den nye løbers informationer.
Alle deltagere skal løbe med deres startnummer på. Deltageren skal selv afhente startnummeret i dagene op til løbet. Arrangøren vil tættere på løbsdagen orientere om tidsrum og lokation for, hvor startnumrene kan afhentes. Udlevering af startnumre kræver fremvisning af det startkort, der udsendes per e-mail til deltageren forud for arrangementet. Uautoriseret brug af et startnummer kan og vil føre til diskvalifikation.
Afhentning af startnummer sker på eget ansvar, og forsinkelser som følge af f.eks. trafikale forhold, kø til afhentningsstedet og lignende påhviler alene deltageren.
Deltageren skal være opmærksom på at der ved nogle events og arrangementer er en brutto tidsgrænse, som starter når startskuddet lyder.
Til HCA Marathon er brutto tidsgrænsen 6 timer.
Til Fynske Bank De 3 Broer er brutto tidsgrænsen 3 timer.
Til Odense City Half er brutto tidsgrænsen 3 timer.
Hvis vi vurderer, at du i løbet af ruten ikke kan gennemføre løbet indenfor tidsgrænsen, har vi ret til at tage dig ud af løbet.
Kan man ikke gennemføre løbet inden for tidsgrænsen eller bliver man nødt til at udgå af anden grund, vil der være deltagerens eget ansvar at finde tilbage til start/mål.
Fotos, filmoptagelser, interviews og lignende mediemateriale, hvori deltagere optræder i forbindelse med HCA Marathons events og arrangementer, kan efterfølgende frit benyttes af Arrangøren, sponsorer og partnere, herunder også til markedsføringsformål.
Fotos og video, som arrangøren benytter, kan blive offentliggjort på trykt materiale såvel som online, herunder på hjemmesider og sociale medier, herunder Facebook, Instagram og Tiktok. Alle Fotos og videoer er underlagt ophavsret og må på ingen måde anvendes med markedsførings- eller kommercielt formål af tredjepart uden arrangørens godkendelse.
Deltagere på maratondistancen ved HCA Marathon events og arrangementer skal være fyldt 18 år eller fylde 18 år i kalenderåret for eventet. Der kan i særlige tilfælde gives dispensation for aldersgrænsen. Skulle du have brug for dette, så kontakt sekretariatet.
Klassifikationen på maratondistancen ved HCA Marathons events og arrangementer skiller med 5 års intervaller, startende med klasserne M/K 18-19 år, derefter M/K 20-24 år, M/K 25-29 år osv. indtil klasserne M/K 70 år og ældre.
Deltagere på halvmaratondistancen ved HCA Marathon events og arrangementer skal være fyldt 15 år eller fylde 15 år i kalenderåret for eventet. Der kan i særlige tilfælde gives dispensation for aldersgrænsen. Skulle du have brug for dette, så kontakt sekretariatet.
Klassifikationen på maratondistancen ved HCA Marathons events og arrangementer skiller med 5 års intervaller, startende med klasserne M/K 18-19 år, derefter M/K 20-24 år, M/K 25-29 år osv. indtil klasserne M/K 70 år og ældre.
Klassifikationen: grupper M/K 5 – 9 år, M/K 10 – 13 år og M/K 14 – 17 år.
Der må løbe én forældre med pr. barn i den yngste gruppe, hvis barnet ikke vil løbe alene.
Studerende med gyldigt studiekort på løbsdagen kan deltage i HCA Marathon og HCA ½ Marathon og få studierabat. Studerende skal kunne fremvise gyldigt studiekort ved afhentning af startnummer på sportsmessen i dagene op til løbet. Kan dette ikke fremvises, skal studierabatten tilbagebetales i nummerudleveringen for, at startnummeret kan udleveres.
En tilmelding med studierabat kan ikke ændres eller overdrages.
En normal tilmelding kan ikke efterfølgende ændres til en tilmelding med studierabat.
Deltageren bekræfter ved tilmelding, at de er indforstået med, at deltagelse sker på eget ansvar, og at hverken arrangøren, partnere eller sponsorer kan drages til ansvar for skader, deltageren pådrager sig selv eller andre under løbet.
Deltageren skal være sund og rask og være i stand til at fuldføre hele distancen på egen hånd.
På bagsiden af løbernes startnummer kan deltagerne anføre særlige forhold vedrørende deres helbred.
Arrangøren kan aflyse løbet ved force majeure. Det vil sige på baggrund af forhold på løbsdagen eller i dagene op til løbet, der gør afviklingen af løbet umulig eller uforsvarlig, såsom myndighedspåbud eller -forbud, uvejr, ulykker eller omstændigheder i øvrigt, som er ude af arrangørens kontrol.
Herudover forbeholder arrangøren sig retten til at aflyse løbet, hvis vejret vurderes for farligt (kraftige vindstød, kraftig regn, hedebølge eller lignende) til at eventet forsvarligt kan afvikles uden at bringe løbernes helbred i fare.
I alle tilfælde, hvor løbet aflyses, har deltager ikke ret til refundering af startgebyret eller andre omkostninger i forbindelse med sin tilmelding i løbet. Arrangøren vil dog i muligt omfang tage passende og rettidige forholdsregler med henblik på at minimere de økonomiske omkostninger som følge af aflysningen. Et eventuelt overskud kan medføre delvis tilbagebetaling af deltagergebyret tilsvarende overskuddet.
Hvis arrangøren forud for løbsdagen vurderer, at det ikke er muligt at afvikle eventet grundet force majeure eller, at det vurderes for farligt jf. ovenstående, forbeholder Arrangøren sig retten til at udskyde eventet. I tilfælde af en udskydelse af eventet vil et evt. overskud ikke blive tilbagebetalt til deltagerne.
Arrangøren forbeholder sig ret til løbende at offentliggøre samt ændre praktiske detaljer ifm. afviklingen af arrangementet. Forbeholdet gælder både online på hjemmesiden, sociale medier såvel som på trykt materiale frem mod løbsdagen. Alt vigtigt praktisk information og oplysninger om evt. ændringer vil blive kommunikeret på hjemmesiden samt sendt ud på mail og/eller SMS til deltagerne. Det er deltagerens ansvar at holde sig opdateret om evt. ændringer.
Ved tilmelding bliver du bedt om ved afkrydsning at acceptere ovenstående deltagerbetingelser. Ved afkrydsning accepterer du betingelserne fuldt ud, herunder at du deltager på eget ansvar, og at du accepterer vilkårene for udsættelse og aflysning.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte kontoret på:
HCA Marathon
Stadionvej 50E
5200 Odense V
Info@hcamarathon.dk
Tlf. 30 59 24 44
