Denne politik beskriver, hvordan HCA Marathon indsamler og behandler de personoplysninger, som du afgiver til os ved tilmelding til HCA Marathons events og arrangementer.
Kontaktoplysninger på de dataansvarlige
HCA Marathon
Stadionvej 50E
5200 Odense V
Info@hcamarathon.dk
Tlf. 30 59 24 44
HCA Marathon har dataansvar for de persondata, som vi indsamler og behandler i forbindelse med events.
Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne persondatapolitik, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder beskrevet i punkt. 5, kan du kontakte os.
Når du besøger hjemmesiden, indsamler vi oplysninger om din brug af hjemmesiden, fx om hvilken type browser du bruger, din IP-adresse, herunder din netværkslokation, og informationer om den enhed du bruger til at besøge hjemmesiden, Vi indsamler ligeledes oplysninger om, hvilke sider du besøger og hvor du klikker. Oplysningerne indsamles bl.a. ved brug af cookies, når du giver samtykke til det via vores cookiebanner.
3.1.1 Formålet er,
3.1.1.1 at udarbejde statistik, så vi kan analysere, hvordan vores kunder bruger og færdes på vores hjemmeside, så vi kan optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktion,
3.1.2 Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra a.
Når du tilmelder dig HCA Marathon events og arrangementer, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver, f.eks.; navn, adresse, e-mailadresse, telefonnr., nationalitet, køn, alder, klub eller virksomhed, forventet sluttid, produktvalg f.eks. transport, betaling, betalingsmåde, oplysninger om købstidspunkt, samt oplysning om den IP-adresse, hvorfra tilmeldingen er foretaget.
3.2.1 Formålet er,
3.2.1.1 at vi kan registrere dig som deltager og levere det pågældende produkt, et startnummer til HCA Marathons events og arrangementer, du har købt og dermed opfylde vores aftale med dig, og
3.2.1.2 at kunne vise udvalgte af dine personoplysninger på deltager- og resultatlister (navn, køn, startnummer, klub eller evt. firmanavn, fødselsår og nationalitet, og
3.2.1.3 at kunne sende dig nødvendig løbsinformation frem mod løbet, og
3.2.1.4 at vi kan overholde lovkrav, herunder til bogføring og regnskab.
3.2.2 Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra b og litra c.
Når du tilmelder dig til vores nyhedsbrev, indsamler vi oplysning om dit navn, e-mailadresse, og foretrukne sprog. Vi indsamler også oplysninger om, hvornår du tilmeldte dig nyhedsbrevet, hvornår du afmeldte dig nyhedsbrevet, oplysning om hvorvidt du åbner nyhedsbrevet.
3.3.1 Formålet er
3.3.1.1 at kunne levere nyhedsbreve til dig, og
3.3.1.2 at udarbejde statistik til brug for optimering af nyhedsbrevene, og til markedsføring af vores ydelser, samt
3.3.1.3 at kunne dokumentere dit samtykke til at modtage nyhedsbrevet.
3.3.2 Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra a.
I forbindelse med afvikling af HCA Marathon events og arrangementer vil der blive taget billeder og video. Når du deltager i events, vil du optræde på nogle af disse optagelser. Mediemateriale, hvori deltagere optræder som en del af vores arrangementer, præsenteres f.eks. på vores hjemmeside og på sociale medier, som administreres af HCA Marathon.
3.4.1 Formålet er
3.4.1.1 at kunne levere personlige livebilleder og -video, på deltagerens resultatprofil i app og web som led i aftalen med deltageren, og
3.4.1.2 at kunne levere recap video og stemningsbilleder fra løbet, og
3.4.1.3 at indsamle eventbilleder- og video med henblik på at kunne markedsføre næste års event, samt
3.4.2 Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra b og litra f.
Dine personoplysninger kan videregives i følgende sammenhænge.
4.1.1 Oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til brugerstatistik for hjemmesiden, medieopbevaring, samt hosting, teknisk drift og administrering af tilmeldings- og deltagerplatforme, annoncering og udsendelse af nyhedsbreve. Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som vi er dataansvarlig for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed om disse. Fire af disse databehandlere er Google Analytics v/Google LLC, Flickr, Meta og Ultimate Sports Service.
4.1.2 Personoplysninger kan videregives til offentlige myndigheder, hvis vi er forpligtede til det ved lov, eller til politiet ved mistanke om lovovertrædelser eller som led i efterforskning af konkrete lovovertrædelser. Oplysninger om et køb, herunder hvem der har foretaget købet, kan videregives til kortudsteder, hvis kortholder oplyser, at kortet er misbrugt i forbindelse med det konkrete køb.
Dine oplysninger overføres ikke til usikre tredjelande eller organisationer uden for EU/EØS. Dog kan oplysninger som er tilgængelige på vores offentlige deltager- og resultatlister tilgås.
Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder.
Vil du gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os. Du finder vores kontaktoplysninger under punkt. 2.
Du har ret til at få oplyst blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. Dine personoplysninger, som vi har indsamlet i forbindelse med din tilmelding til HCA Marathons events og arrangementer, har du selv mulighed for at korrigere via log-in til din deltagerprofil.
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet eller anonymiseret af os.
5.4.1 Sletning
5.4.1.1 Når du deltager i HCA Marathons events og arrangementer, har du ret til at få personoplysninger slettet af os efter endt deltagelse i eventet (enten ved annullering af din tilmelding eller efter løbsdagen), hvorefter du GDPR-slettes og alle dine oplysninger slettes. Bemærk, at dette også medfører at du ikke længere vil fremgå på deltager- og resultatlister og dette kan ikke senere genskabes. Du skal kontakte os jf. punkt 2 for at blive GDPR-slettet.
5.4.1.2 Du har ret til at få slettet live billed- og videomateriale af dig taget ifm. HCA Marathons events og arrangementer. Livebilleder og -video kan slettes via ens deltagerprofil.
5.4.1.3 Hvis du tilbagekalder dit samtykke til cookies eller nyhedsbrevet sletter vi dine oplysninger. Vi opbevarer dog dokumentation for din tilmelding i 2 år efter sidste nyhedsbrev har været sendt.
5.4.2 Anonymisering
5.4.2.1 Når du deltager i HCA Marathons events og arrangementer har du til enhver tid ret til at få anonymiseret dine data på offentlige tilgængelige platforme før og efter løbsdagen. Ved anonymisering vil dit navn vises kun som initialer på alle offentlige deltager- og resultatsider og fornavn fremgår ikke på startnummeret. Du kan anonymisere dine data via din deltagerprofil.
5.4.2.2 Dine personoplysninger anonymiseres automatisk 36 måneder efter løbsdagen i vores deltager- og tilmeldingsplatform. Du vil dog fortsat fremgå på deltager- og resultatlister medmindre du aktivt anonymiserer din tilmelding via din deltagerprofil.
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring. I så fald må vi kun behandle oplysningerne med dit samtykke eller med henblik på at fastlægge et retskrav, gøre det gældende eller forsvare det.
Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt format.
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod:
5.7.1.1 vores behandling af det billed- og videomateriale taget af dig ifm. HCA Marathons events og arrangementer. Herunder både personlige livebilleder og -video samt billeder og video taget af professionelle fotografer på løbsdagen.
5.7.1.2 vores behandling af dine personoplysninger ifm. din deltagelse i HCA Marathons events og arrangementer. Bemærk at der er flere muligheder for sletning og anonymisering af dine personoplysninger ifm. din deltagelse i HCA Marathons events og arrangementer jf. punkt 5.4.
5.7.1.3 af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser, som nævnt i punkt. 3.
5.8.1 Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke til nyhedsbrev eller dit cookie samtykke, du har givet os. En tilbagekaldelse af samtykke ifm. tilmelding vil medføre en annullering af din deltagelse i HCA Marathons events og arrangementer såfremt det er inden løbsdatoen, da det ikke vil være muligt for os ellers at levere produktet uden dine personoplysninger.
5.9.1 Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder en klageformular og kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.
Dine persondata slettes således:
6.1.1 Oplysninger indsamlet om din brug af Hjemmesiden jf. punkt. 3.1. slettes, når cookien udløber senest efter 2 år.
6.1.2 Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev, jf. punkt. 3.3., slettes, når dit samtykke til nyhedsbrev trækkes tilbage. Vi kan dog gemme dokumentation for dit samtykke i 2 år efter, at vi sidste gang har sendt dig elektronisk markedsføring.
6.1.3 Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til HCA Marathon events og arrangementer jfr. punkt. 3.2 vil blive anonymiseret 36 måneder efter løbsdagen men bibeholdes i sin anonymiseret tilstand med henblik på statistiske formål. Bemærk, at dine persondata (navn, køn, aldersgruppe, klub, nationalitet og resultat) fortsat vil fremgå på deltager- og resultatlister medmindre du GDPR-slettes eller anonymiserer din tilmelding. Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, fx hvis det er nødvendigt for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvis opbevaring er nødvendig for, at vi kan opfylde lovkrav. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår for at opfylde bogføringslovens krav.
6.1.4 Billed- og videomateriale taget af professionelle fotografer bevares medmindre der gøres indsigelse, hvorefter billedet/videoen fjernes, hvis det er berettiget. Livebilleder og -video slettes automatisk efter 36 måneder.
7.1.1 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
7.1.2 Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.
8.1 Såfremt vi foretager ændringer i Persondatapolitikken, vil du blive orienteret om dette på hjemmesiden.
8.2 Hvis du har tilmeldt dig HCA Marathon events og arrangementer, vil du blive orienteret om ændringerne i politikken ved udsendelse af information til din registrerede e-mailadresse
Dette er version 1 af persondatapolitikken dateret den 10. juni 2025.
